axion.TAB

axion.TAB ist eine Gruppe von Softwareprodukten für die Betriebskostenabrechnung von Kindertagesstätten, eingeführt in allen Kommunen in Nordrhein-Westfalen. Umfangreiche Anträge werden elektronisch an die Jugendämter übergeben. Für das Berichtswesen werden verdichtete Daten automatisiert an die Mittelbehörden und an das Ministerium weitergeleitet und stehen für Auswertungen zur Verfügung.

axion.TAB-AV

axion.TAB-AV: Das elektronische Verfahren für die Beantragung von Betriebskostenzuschüssen für Kindertagesstätten in Nordrhein-Westfalen

Für Nordrhein-Westfalen ist im Rahmen des Gesetzes GTK (Gesetz für Tageseinrichtungen für Kinder) ein einheitlicher Antrag auf Zuschuss zu den Betriebskosten für Kindertageseinrichtungen von den Trägern einzureichen. axion.TAB-AV ist das elektronische Verfahren zur Beantragung der Betriebskostenzuschüsse. Gleichzeitig unterstützt das Programm die Antragsstellung für den Abschlag zu den Betriebskosten für das Folgejahr. Alle kirchlichen, privaten und kommunalen Träger von Kindertagesstätten in Nordrhein-Westfalen nutzen axion.TAB-AV.

axion.TAB-AV optimiert die Arbeitsabläufe bei den Trägern von Einrichtungen als auch in den Jugendämtern. Das Programm unterstützt die Eingabe der Anträge durch Auswahlfenster. Die automatischen Berechnungsfunktionen in axion.TAB-AV erfolgen auf Basis des GTK und errechnen die zu erwartenden Zuschüsse. Dadurch verringert das Verfahren den Planungssaufwand bei den Trägern erheblich: Schon bei der Beantragung der Zuschüsse steht fest, mir welchen Geldern zu rechnen ist. Die Eingabeüberprüfungen in axion.TAB-AV schaffen gleichzeitig eine hohe Datenqualität und liefern eine sichere Datengrundlage für weitere Auswertungen.

Die Antragsdaten aus axion.TAB-AV werden in den Jugendämtern in das elektronische Bearbeitungsprogramm von axion.TAB überführt und somit dem Bewilligungsverfahren bereitgestellt.

Die Weiterleitung der Daten aus axion.TAB-AV an Mittel- und Oberbehörde erfolgt automatisch oder per Knopfdruck. Dort können Standardauswertungen vorgenommen werden, die als Entscheidungsgrundlage für die Fach- wie auch für die Finanzplanung dienen.

axion.TAB-AV steht den Trägern von Tageseinrichtungen zum kostenlosen Downloaden auf der Internetseite der IOn AG bereit.

axion.TAB

Software für das Berichtswesen und die Bearbeitung von Betriebskostenzuschüssen im Bereich der Kindertagesstätten

Die Zuschüsse für Kindertagesstätten sind sowohl im Landeshaushalt wie in den kommunalen Haushalten eine bedeutende Größe. Die rechtzeitige Verfügbarkeit von verlässlichen Informationen schafft Planungssicherheit für den Versorgungsauftrag aber auch für die Bereitstellung der Haushaltsmittel. axion.TAB ist eine Gruppe von Softwareprodukten, die auf der Basis der jährlich wiederkehrenden Beantragung von Betriebskostenzuschüssen ein lückenloses Berichtswesen über alle beteiligten Ebenen hinweg ermöglicht. Bereits die Träger von Einrichtungen können Ihren Antrag auf Bezuschussung elektronisch stellen. In der Behörde unterstützt axion.TAB alle in diesem Bereich notwendigen Arbeitsschritte prozessorientiert. Verdichtete und anonymisierte Daten gelangen an Mittel- und/oder Oberbehörden.

Berichtswesen
axion.TAB setzt bereits bei der Entstehung der Daten, d.h. bei der Antragstellung ein. Im Internet wird den Trägern von Einrichtungen kostenfrei die elektronische Formularsoftware für die Beantragung der Betriebskostenzuschüsse bereit gestellt. Die Anträge werden dann in elektronisch lesbarer Form - verschlüsselt - an die Behörde gesendet. Eine direkte Eingabe oder Übertragung der Daten via Internet ist in Planung. In der Behörde wird die Bearbeitung der Anträge bis zur Bewilligung und Abrechnung mit der Landesoberbehörde durch axion.TAB prozessorientiert unterstützt. Zu jeder Zeit können Informationen extrahiert werden, die frühzeitige Prognosen ermöglichen. Nach dem Bearbeitungsschluss liegt eine sichere Datengrundlage über alle Kindergartenplätze in den verschiedenen Einrichtungs- und Gruppentypen, über das Personal sowie über Personal- und Sachkosten vor.

Die Weiterleitung der Daten an die Mittel- bzw. Oberbehörde kann automatisch oder auf Knopfdruck erfolgen. Alle personenbezogenen Angaben werden ausgefiltert. Dort können weitere Informationen zu den Einrichtungen aus verschiedenen Datenbanksystemen hinzugefügt werden, so dass ein umfassendes Informationsmaterial vorliegt. Standardauswertungen liefern sowohl für die Fach- wie auch für die Finanzplanung entscheidende Grundlagen. Darüber hinausgehende Auswertungen lassen sich auf einfachem Weg erstellen.

Bearbeitung der Anträge für den Betriebskostenzuschuss
axion.TAB unterstützt den Bearbeitungsprozess von der Antragserfassung bis zum Bewilligungsbescheid und Abrechnung mit den Trägern und der Oberbehörde. Eine bereits für den Antragsteller attraktive Software mit Eingabeüberprüfungen und Berechnungsfunktionen, die ihm die zu erwartenden Zuschüsse vorberechnet, verringert den Bearbeitungsaufwand im Jugendamt erheblich und sorgt für eine größere Datenqualität.

Im Jugendamt werden die Angaben überprüfbar und modifizierbar gemacht, wobei die Veränderungen gegenüber dem Orginalantrag jederzeit nachvollziehbar sind. Prüfberichte unterstützen den Sachbearbeiter bei Prüfung des Antrags auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben und Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Durch die Darstellung des Bearbeitungsstatus ist feststellbar, an welchem Punkt der Prüfung sich der Antrag befindet. Genau abgestufte Zugriffsberechtigungen erleichtern die Regelungen bzgl. Kontrollorganen, Vertretungen und Arbeitsteilungen. Die Wiedervorlagefunktion hilft dem Sachbearbeiter die anfallenden Aufgaben zeitlich zu strukturieren und Rückfragen an den Träger zu dokumentieren. Zur Korrespondenz mit den Antragstellern stehen eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, die auf spezifische Bedürfnisse angepasst werden können. Per Knopfdruck werden Berechnungsbögen und Bescheide erzeugt. Am Ende der Bearbeitung können auf Grundlage der bewilligten Zuschüsse Mittelanforderungen an das Land erstellt und versandt werden. Eine Kassenschnittstelle (axion.TAB-K) ermöglicht den Übertrag der Zahlungsanweisungen an das Kassenverfahren.

Technische Umsetzung
Die über das Internet verteilbare Software für die Antragsteller ist eine C++ Anwendung mit einer eigenen Datenhaltung. Sie ist auf Microsoft-Betriebssystemen (32bit) lauffähig. Eine interaktive Schnittstelle ermöglicht die Einbettung des Programms in eine trägerspezifische Verwaltungssoftware. Die Software ist mandantenfähig, so dass auch größere Organisationen sie für ihre Mitglieder einsetzen können.

Die Software für die Bearbeitung im Jugendamt, für den Datenaustausch zwischen den Behörden und der Auswertung basiert auf Lotus Notes. Eine sehr breite Palette an Betriebssystemen wird unterstützt. Eine fein justierbare Benutzerrechtevergabe verbunden mit sehr differenzierbaren Datenrepliziermöglichkeiten bietet die Grundlage, das Verfahren den örtlichen Gegebenheiten und Anforderungen anzupassen.

axion.TAB-K

Mit Hilfe von axion.TAB-K können die Jugendämter aus den berechneten Bearbeitungsbögen des axion.TAB-Programms die monatlichen Zuschüsse an Tageseinrichtungen in ein Datenträgerformat für elektronische Buchungen überführen. Dabei werden die Überweisungen getrennt für die Regelförderung der Einrichtung gemäß GTK und für die kommunale Zusatzförderung bereitgestellt.

Das Kassenverfahren ist eine eigenständige Anwendung und bildet eine Schnittstelle zwischen axion.TAB und einem beliebigen Datenformat für elektronische Überweisungen.

In axion.TAB-K werden die Einrichtungen für die anstehenden Zahlungen selektiert. Das axion.TAB-Modul erstellt für jede Einrichtung ein eigenes Kerndokument. Das Dokument enthält Angaben über das Aktenzeichen des Landesjugendamts, die Bezeichnung des Trägers, die Kontonummer und Angaben über den Gesamtzuschuss sowie die errechneten Monatszahlungen. Zusätzlich sind in dem Dokument die bereits geleisteten Zahlungen der Vormonate aufgeführt.

Der Anwender im Jugendamt hat die Möglichkeit monatliche Zahlungen manuell zu ändern. Dabei werden die Änderungen bei der automatischen Berechnung des Folgemonats berücksichtigt. Im letzten Schritt wird eine Datei (z.B. im DTAus-Format) erstellt, mit dem die elektronischen Buchungen vorgenommen werden.

Mit axion.TAB-K entfällt der manuelle Übertrag in ein anderes System. axion.TAB-K zieht die errechneten Zuschüsse direkt aus dem axion.TAB-Verfahren und übergibt sie in ein elektronisches Buchungsformat. axion. TAB-K erstellt für jede Einrichtung ein eigenes Dokument. Die Dokumente enthalten alle relevanten Angaben über Gesamtzuschüsse, bereits gezahlte Beträge und die errechneten Monatszahlungen. So kann jede Zahlungsanweisung vom Jugendamt überprüft werden. Alle Dokumente werden in einer Archivdatenbank abgelegt. Eine Erweiterung um Zusatzinformationen zum Beispiel über die Haushaltskonten ist leicht möglich.

axion.AdA

axion.Ada ist das Softwareinstrument zur Auswertung von Antragsdaten für Betriebskostenzuschüsse im Bereich Kindertagesstätten für die kirchlichen, freikirchlichen, gemeinnützigen und kommunalen Spitzenverbände in Nordrhein-Westfalen.

Bei den jährlichen Anträgen für Zuschüsse an Kindertagesstätten ist es wichtig den gesetzlichen Rahmen auszuschöpfen, damit die Träger der öffentlichen Jugendhilfe eine höchstmögliche Förderung erhalten. Durch lückenhafte oder fehlerhafte Kostendarstellungen in den Anträgen können jedoch Nachteile bei der Bezuschussung entstehen.

Das Softwaresystem axion.AdA dient der Auswertung von Antragsdaten für Betriebskostenzuschüsse im Bereich der Kindertagesstätten. Den Spitzenverbänden der Träger von Kindertagesstätten stehen mit Hilfe der Software alle relevanten Informationen aus dem jährlich wiederkehrenden Antragsverfahren axion.TAB-AV zur Verfügung. axion.AdA eignet sich als hervorragendes Controllingwerkzeug, indem es die Kostenentwicklungen der betreuten Einrichtungen übersichtlich auflistet und Kostenvergleiche über verschiedene Tagesstätten ermöglicht.

Auswertung der Antragsdaten im Sinne des Controlling
Mit axion.AdA werden den Verbänden die wichtigen Informationen über Sach- und Personalkosten, Gruppenstrukturen oder Ausbildungsschlüssel der Einrichtungen übersichtlich aufgelistet. Die Daten sind nach Regionen, Aktenzeichen der Träger oder nach Orte selektiertbar. Kostenentwicklungen der Einrichtungen können verglichen und mögliche Abweichungen analysiert werden. Die Detailinformationen müssen nicht mehr gesondert bei den Trägern anfordert werden.

Selektiert nach den Aktenzeichen der Träger werden die Gruppentypen der einzelnen Einrichtungen aufgezeigt. Durch Doppelklick auf die jeweilige Zeile sieht man die detaillierten Antragsdaten aus axion.TAB-AV und erhält Informationen z.B. über die Sach- und Personalkosten. Die Einrichtungen können hinsichtlich gleicher Gruppenstrukturen aber unterschiedlicher Sachkosten verglichen werden. Gleichzeitig ist es möglich, die Anträge nach Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen, um gegebenenfalls Anträge neu erstellen lassen.

axion.AdA selektiert und listet die Antragsdaten aus axion.TAB-AV in übersichtlicher Form. Die aktuellen und detailgenauen Informationen über die betreuten Kindertagestätten stehen den Verbänden im Sinne des Controlling jederzeit zur Verfügung.

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